Procedura prowadzenia dokumentacji finansowej przez jednostki Okręgu Łódzkiego
Procedura stanowi załącznik do niniejszego informatora. Poniżej jednak kilka najważniejszych wytycznych.
- Dokumentacja finansowa jednostek prowadzona jest przez Biuro Zarządu Okręgu.
- Biuro przechowuje wszystkie środki finansowe. Osoba odpowiedzialna za majątek jednostki pobiera zaliczki na realizację programu:
- Zaliczki mogą być wypłacane w godzinach pracy biura na prywatne konto osoby pobierającej zaliczkę (opcja preferowana), na konto jednostki albo w Biurze w gotówce (wypłaty powyżej 300 zł muszą być zgłoszone co najmniej 3 doby wcześniej).
- Każda otrzymana zaliczka musi być rozliczona do 15 tego dnia następnego miesiąca po otrzymaniu zaliczki. W wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach możliwe jest rozliczenie zaliczki w późniejszym terminie, ale musi to być ustalone przy otrzymywaniu zaliczki.
- Bezwzględnie ostatecznym terminem rozliczenia się ze wszystkich zaliczek jest 5 stycznia każdego roku.
- Wszelkie otrzymane wpływy komendant jest zobowiązany dostarczyć do Biura Okręgu wraz z odpowiednimi dokumentami księgowymi (np. zebrane składki, wpływy z akcji zarobkowych) również do 15 dnia następnego miesiąca po zebraniu pieniędzy.
- Wszystkie dokumenty księgowe (faktury, kwity KP, sprawozdania z akcji zarobkowych, wydruki potwierdzeń wykonania przelewów oraz inne) z danego miesiąca bezwzględnie muszą być dostarczone do Biura (w godzinach pracy Biura) najpóźniej do 15-tego dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Przykład: Dokument został wystawiony w lipcu – każda jednostka musi dostarczyć go do 15-tego sierpnia.
- Osoba, która nie dostarczyła faktury we wskazanym terminie nie może jej dołączyć do dokumentacji, co skutkuje tym, że musi osobiście za nią zapłacić.
- Dostarczone faktury muszą być opisane po drugiej stronie w lewym górnym rogu: „Zatwierdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”, tam musi znaleźć się podpis komendanta jednostki oraz kwatermistrza (osoby odpowiedzialnej za majątek jednostki).
- Do każdego dokumentu należy również podpiąć w sposób trwały kartkę z opisem (w załączniku). Na opisie powinny znaleźć się przynajmniej: informacja do czego służyły zakupione środki, usługi, podpis osoby odpowiedzialnej za majątek jednostki (komendanta bądź opiekuna jednostki), numer faktury, pieczątka jednostki.
- W przypadku wszystkich dokumentów otrzymanych przez jednostki w danym roku terminem bezwzględnie ostatecznym na ich dostarczenie do Biura jest 5 stycznia roku następnego.
- Biuro za pomocą strony Okręgu podaje zaktualizowaną na koniec miesiąca informację o saldzie w książce finansowej i stanie zaliczek dla każdej jednostki.
Opis faktury:
Ważne, aby był on szczegółowy i konkretny – należy napisać dokładnie na co zostały wykorzystane materiały i ewentualnie dla kogo, np.:
- Bilety PKP/PKS – imiona i nazwiska osób, które z tego skorzystały,
- Zakup mundurów – imiona i nazwiska osób, dla których zostały przeznaczone,
- Książki do biblioteczki drużyny – poświadczenie drużynowego o tym, że są one na stanie,
- Wyżywienie – liczba osób, dla których zostało przeznaczone,
- Materiały papiernicze – konkretnie, co z nimi zrobiono (np. świece wykorzystano podczas kominka drużyny, brystol i mazaki do wykonania plakatów informujących o zbiórce itp.)
Jeśli materiały nie zostały zużyte należy napisać co się z nimi stało (np. stanowią wyposażenie biblioteczki drużyny).