Dokumenty finansowe
Dokumenty, z którymi mamy do czynienia to faktury, rachunki, kwity KP i KW, noty księgowe, bilety PKP i PKS. Nie można rozliczać paragonów kasowych, biletów komunikacji miejskiej, oświadczeń, pokwitowań odbioru gotówki. Jeśli faktura płatna jest przelewem do faktury musi być dołączony dowód dokonania przelewu.
Przy zakupie najlepiej jest mieć przy sobie karteczkę z informacją, na kogo ma być wystawiana faktura. W naszym okręgu informacje te to:
Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej
Okręg Łódzki
90-273 Łódź, ul. Rewolucji 1905r. 9
NIP: 725 – 19 – 22 – 077
Przy odbiorze faktury należy dokładnie sprawdzić czy jest ona dobrze wypełniona:
- czy nazwa, adres i NIP nabywcy jest poprawny (w nazwie nie może być żadnych skrótów jak ZHR, Zw. Harc. Rzecz., czy błędów: ZHP, Zrzeszenie Harc. Rzecz.),
- czy jest pieczątka i podpis sprzedawcy/wystawiającego fakturę,
- czy zawarte są wszystkie zakupione artykuły,
- czy jest wyliczony podatek VAT, czy nie ma błędów w obliczeniach (często zdarzają się błędy przy rachunkach wypisywanych ręcznie),
- czy dokument który otrzymaliśmy jest oryginałem.
Na fakturze nie można nic skreślać, poprawiać długopisem, korektorem. W przypadku wystąpienia błędów sprzedający powinien wystawić fakturę nową lub korygującą.