Spis z natury powinien być przeprowadzany każdorazowo w momencie przekazania majątku następcy, w sytuacji zakończenia działalności jednostki, bądź na polecenie Zarządu Okręgu lub Naczelnictwa ZHR.

Każdy komendant jednostki ma obowiązek powołania co najmniej trzyosobowej komisji inwentaryzacyjnej, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za majątek czyli kwatermistrzowie, magazynierzy, a jeżeli takich osób nie ma: komendant jednostki. Fakt powołania komisji nie zwalnia go z odpowiedzialności za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Komisję powołuje się na podstawie rozkazu bądź uchwały.

Spisu należy dokonać na arkuszach dostarczonych przez Biuro Okręgu (do pobrania w zakładce inwentaryzacja).

Spisu należy dokonać z podziałem na:

  • Wyposażenie – sprzęt określony w uchwale nr 226/1, czyli: składniki majątkowe o wartości nieprzekraczającej 3.500,00 zł i okresie użytkowania powyżej jednego roku takie, jak:
    • wszystkie rodzaje namiotów, sprzęt noclegowy (m.in. kanadyjki, materace), wyposażenie harcówek (np. meble, sprzęt audio-video), wyposażenie biurowe (np. komputery, drukarki, maszyny do pisania);
    • pozostałe składniki majątkowe, nie wymienione wyżej, o wartości początkowej większej lub równej 300,00 zł i okresie użytkowania powyżej jednego roku.
  • Sprzęt niskocenny – sprzęt niebędący wyposażeniem i o wartości poniżej 300 zł;
  • Środki trwałe – środki majątkowe o wartości powyżej 3500zł;
  • Wartości niematerialne i prawne – licencje, programy komputerowe itp.

Komisja inwentaryzacyjna ma obowiązek:

  • porównania rzeczywistego stanu składników majątkowych ze stanem wynikającym z książek inwentarzowych,
  • ustalenia i wyjaśnienia ewentualnych różnic między książkami inwentarzowymi a fizycznym stanem składników majątkowych.

Różnice (niedobory i nadwyżki) stwierdzone między posiadanymi rzeczowymi składnikami majątku, a stanem wykazanym w książkach inwentarzowych należy skorygować w książkach na podstawie protokołu.

Komisja dokonując przeglądu sprzętu może zdecydować o likwidacji danych składników, jeżeli sprzęt jest zużyty i nie nadaje się do danego użytku. Sporządza wówczas protokół likwidacji sprzętu, na którego podstawie komendant jednostki spisuje sprzęt z książki inwentarzowej.

Jednostki, które zakładają po raz pierwszy ewidencję inwentarzową, dokonują wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.