Nowy system ma za zadanie odciążyć drużynowych od pracy księgowej, która i tak nie jest profesjonalną księgowością, a jednocześnie przygotować ich do obowiązującej w przedsiębiorstwach zasady przekazywania faktur na bieżąco do działów księgowości przed zamknięciem miesiąca. Jednocześnie nowy system ma na celu utrzymanie odpowiedzialności za zarządzanie środkami finansowymi przy drużynowych. Ponadto centralizacja księgowości spowoduje, że wszystkie faktury będą przechowywane bezpiecznie w jednym miejscu.

  1. Dla każdej jednostki jest prowadzona wydzielona dokumentacja finansowa przez Biuro Zarządu Okręgu (dalej Biuro).
  2. Wszystkie dokumenty księgowe (faktury, kwity KP, sprawozdania z akcji zarobkowych, wydruki potwierdzeń wykonania przelewów oraz inne) z danego miesiąca bezwzględnie muszą być dostarczone do Biura (w godzinach pracy Biura) najpóźniej do 15-tego dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.
    W przypadku jednostek, które prowadzą swoją działalność poza Łodzią i nikt z ich członków nie będzie w Łodzi przed 15-tym możliwe jest przesłanie do Biura mailem skanu dokumentów i dostarczenie ich najpóźniej w ciągu kwartału od zakończenia miesiąca wystawienia dokumentu. Przykład: Dokument został wystawiony w lipcu – każda jednostka musi dostarczyć go do 15-tego sierpnia, natomiast jednostki spoza Łodzi najpóźniej do 31 października. Osoba, która nie dostarczyła faktury we wskazanym terminie nie może jej dołączyć do dokumentacji, co skutkuje tym, że musi osobiście za nią zapłacić.
    W przypadku wszystkich dokumentów otrzymanych przez jednostki w danym roku terminem bezwzględnie ostatecznym na ich dostarczenie do Biura jest 5 stycznia roku następnego.
  3. Terminy, o których mowa w punkcie 2 Procedury dotyczą również rozliczania dokumentów dotyczących wszystkich wpływów (składek, akcji zarobkowych, darowizn, innych). Wszelkie otrzymane wpływy komendant jest zobowiązany dostarczyć do Biura Okręgu wraz z odpowiednimi dokumentami księgowymi (np. zebrane składki, wpływy z akcji zarobkowych). 
  4. Dostarczone faktury muszą być opisane po drugiej stronie: „Zatwierdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”, tam musi znaleźć się podpis komendanta jednostki oraz kwatermistrza (osoby odpowiedzialnej za majątek jednostki). Do faktury należy również podpiąć w sposób trwały osobną kartkę z opisem (wzór opisu stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Procedury). Na opisie powinny znaleźć się przynajmniej: informacja do czego służyły zakupione środki, usługi, podpis osoby odpowiedzialnej za majątek jednostki (komendanta bądź opiekuna jednostki), numer faktury, pieczątka jednostki. 
  5. Biuro prowadzi rejestr otrzymanych faktur. Każda faktura otrzymuje swój numer w formacie: RRRR/MM/NNN/LLL, gdzie:
    • RRRR – rok,
    • MM – numer miesiąca w roku,
    • NNN – trzycyfrowy numer drużyny (preferowany taki, jak przy Akcji 1%),
    • LLL – numer faktury otrzymanej przez Biuro w danym miesiącu.
  6. Faktury są księgowane we wspólnych księgach Okręgu na bieżąco do końca następnego miesiąca. 
  7. Rejestr faktur jest prowadzony w formie elektronicznej przez Biuro w takim formacie by umożliwiał dostarczanie na bieżąco informacji na temat stanu przyjętych faktur dla każdej jednostki. 
  8. Biuro za pomocą strony Okręgu podaje zaktualizowaną na koniec miesiąca informację o saldzie w książce finansowej i stanie zaliczek dla każdej jednostki. 
  9. Środki finansowe jednostek są przechowywane przez Biuro. Osoba odpowiedzialna za majątek jednostki (ewentualnie komendant jednostki) rozlicza się z Biurem z posiadanych środków na zasadzie zaliczek. Zaliczki mogą być wypłacane w godzinach pracy biura na prywatne konto osoby pobierającej zaliczkę (opcja preferowana), na konto jednostki albo w Biurze w gotówce (wypłaty powyżej 300 zł muszą być zgłoszone co najmniej 3 doby wcześniej). Każda otrzymana zaliczka musi być rozliczona do 15 tego dnia następnego miesiąca po otrzymaniu zaliczki. W wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach możliwe jest rozliczenie zaliczki w późniejszym terminie, ale musi to być ustalone przy otrzymywaniu zaliczki. Bezwzględnie ostatecznym terminem rozliczenia się ze wszystkich zaliczek jest 5 stycznia każdego roku. 
  10. Wszystkie obozy, biwaki oraz inne imprezy traktowane jako projekty posiadają oddzielną dokumentację finansową i są rozliczane oddzielnie. Możliwe jest, żeby komendant jednostki, która organizuje biwak lub inny projekt zdecydował, że chce go rozliczać w ramach dokumentacji śródrocznej. Możliwość ta nie dotyczy obozu. 
  11. Biuro tworzy książki finansowe jednostek i udostępnia je na życzenie komendantom jednostek. W terminie od 19 do 31 stycznia każda jednostka ma obowiązek dostarczyć do Biura Rozliczenie Kwitów KP/KW oraz zgłosić się po odbiór, sprawdzenie oraz podpisanie swojej książki finansowej. 
  12. W przypadku braku terminowej wpłaty składek, Biuro na koniec każdego kwartału będzie „automatycznie” pobierało składki od danej jednostki zobowiązanej do ich płacenia. 
  13. Biuro prowadzi:
    • Rejestr faktur, o którym mowa w punkcie 7 Procedury,
    • Rejestr zaliczek,
    • Dokumentację źródłową,
    • Książki finansowe jednostek.