Biwakiem jest każde działanie jednostki organizacyjnej ZHR lub innej zorganizowanej grupy członków ZHR, obejmujące wspólny program, zakwaterowanie i wyżywienie w okresie nie krótszym niż 1 doba (minimum 24 godziny) i nie dłuższym niż 5 następujących po sobie nocy.

W szczególności biwakiem jest: biwak, wycieczka, rajd, zlot, manewry, kurs, harce, zawody
i konkursy.

 

Biwaki dzielimy na dwie grupy:
– biwaki zgłaszane tylko do Okręgu
– biwaku zgłaszane do Kuratorium i Okręgu


Zgłoszeniu do Łódzkiego Kuratorium i Okręgu Łódzkiego ZHR podlegają wszystkie biwaki spełniające dwa podstawowe założenia:
– uczestnikami biwaku są dzieci lub młodzież szkolna,
– biwak odbywa się w dni wolne od zajęć edukacyjnych tzn. w okresie zimowej przerwy świątecznej, wiosennej przerwy świątecznej, ferii zimowych lub ferii letnich (wakacji).

Pozostałe biwaki zgłaszamy tylko w biurze Okręgu Łódzkiego ZHR.

 

Jak zgłosić biwak?

Biwaku zgłaszane tylko do Okręgu

Biwaki zgłaszane do Kuratorium i Okręgu

  • Biwaki i inne statutowe formy wypoczynku lub szkolenia organizowane przez jednostki ZHR podlegają pisemnemu zgłoszeniu u właściwego bezpośredniego przełożonego (w biurze Okręgu Łódzkiego), co najmniej 6 dni przed terminem rozpoczęcia
  • Przyjmujący zgłoszenie, jeśli nie wnosi zastrzeżeń do organizowanej imprezy, niezwłocznie przekazuje zgłoszenie Zarządowi Okręgu.
  • Organizator zobowiązany jest zastosować się do zastrzeżeń i poleceń przyjmującego zgłoszenie oraz poleceń Zarządu Okręgu.
  • Zgłoszenie polega na złożeniu informacji zawierającej:
    – nazwę organizatora,
    – imię, nazwisko i stopień komendanta oraz skład kadry,
    – miejsce lub trasę,
    – czas trwania,
    – miejsce i rodzaj noclegów,
    – liczbę uczestników,
    – numer polisy ubezpieczeniowej,
    – przewidywany przebieg (harmonogram) imprezy.
  • Obowiązek zgłoszenia spoczywa na komendantce lub komendancie jednostki organizującej lub wyznaczonej komendantce albo komendancie.
  • Zgłoszenia dokonuje się osobiście, faksem lub elektronicznie za pomocą Karty Zgłoszenia Biwaku (przy czym muszą się już na zgłoszeniu znajdować wszystkie wymagane podpisy, w tym podpis hufcowej / hufcowego).
  • Biwak należy zgłosić za pomocą specjalnego formularza na 25 dni przed jego rozpoczęciem do koordynatora akcji letnich i zimowych okręgu Łódzkiego
  • Koordynator przyjmujący zgłoszenie jeśli nie stwierdzi błędów w  zgłoszenie, niezwłocznie zatwierdza wyjazd elektronicznie poprzez stronę MEN.
  • Następnie podpisany przez kierownika wypoczynku wydruk zgłoszenia elektronicznego należy dostarczyć do kuratorium na 21 dni przed rozpoczęciem się biwaku.
  • Następnie na 6 dni przed terminem rozpoczęcia akcji należy zgłosić biwak do koordynatora akcji letniej i zimowej dostarczając następujące dokumenty:
    – kartę zgłoszenia biwaku (dostępna na stronie okręgu)
    – Kserokopię Polisy Ubezpieczeniowej (oryginał do wglądu)
    – dostarczyć kserokopię zgody wydanej przez Kuratorium
    – dostarczyć wszystkie uprawnienia do wglądu
    – zatwierdzony plan pracy do wglądu
    – zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej kierownika
    – zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej wychowawców
    – zakres obowiązków kierownika
    – karty uczestników do wglądu
    – plan pracy do wglądu

 

Kto może być kierownikiem/wychowawcą/komendantem biwaku?

Biwaku zgłaszane tylko do Okręgu

Biwaki zgłaszane do Kuratorium i Okręgu

Komendantem biwaku może być każdy instruktor ZHR w stopniu co najmniej przewodnika.

Kierownikiem wypoczynku może być nauczyciel, czynny instruktor harcerski w stopniu co najmniej podharcmistrza posiadający zaświadczenie
o ukończeniu kursu dla kierowników wypoczynku.

Wychowawcą podczas wypoczynku mogą być osoby posiadające zaświadczenia o ukończeniu kursu dla wychowawców kolonijnych, lub instruktorzy harcerscy
w stopniu co najmniej przewodnika;

 

Dokumentacja finansowa biwaku:

Rozliczenie finansowe biwaku oraz innej formy wypoczynku lub szkolenia realizowane jest zawsze w ten sam sposób niezależnie czy biwak jest zgłaszany tylko w okręgu czy też jeszcze w Kuratorium.


W tym celu należy przed rozpoczęciem akcji w Biurze Okręgu pobrać numer książki finansowej oraz podpisać zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej. Rozliczenie finansowe musi zostać złożone do Biura Okręgu w terminie 14 dni od dnia zakończenia biwaku.

 

Pliki do pobrania (Wszystkie pliki do pobrania):

Instrukcje:

01 – organizacja statutowych form wypoczynku w pytaniach
02 – Instrukcja organizacji obozów i biwaków

Zgłoszenie biwaku:

03. – Karta zgłoszenia biwaku
04. – Formularz zgłoszenia wypoczynku do 25 osób i 5 dni
(04. także do półkoloni i wypoczynku jednodniowego)
05. – Formularz zgłoszenia wypoczynku powyżej 25 osób lub powyżej 5 dni.
06. – Formularz zgłoszenia biwaku wędrownego

Dokumenty uczestników:

07. – lista uczestników
08. – karta uczestnika
09. – karta dorosłego uczestnika
10. – lista do ubezpieczenia
11. – zestawienie wpłat
12. – zgoda rodzica na wyjazd lub przyjazd
13. – wykaz z kart zdrowia

Dokumenty dotyczące kadry:

14. – dane kadry
15. – zobowiązanie materialne Kierownika
16. – zobowiązanie materialne Wychowawcy
17. – zakres obowiązków kadry kierowniczej i wychowawczej
18. – zakres obowiązków kadry gospodarczej
19. – zakres obowiązków kadry pomocniczej

Dokumenty niezbędne podczas wypoczynku:

20. – regulaminy do podpisania
21. – Dziennik zajęć
22. – Jadłospis biwaku

Dokumenty finansowe:

22. – biwakowa książka finansowa
23. – sprawozdanie finansowe