Informacje ogólne

Właścicielem majątku jest Okręg Łódzki ZHR oraz Związek. Pozostałe jednostki organizacyjne ZHR posiadają majątek na podstawie jego wyodrębnienia i przekazania w zarząd.

Zarząd nad majątkiem wyodrębnionym i przekazanym jednostce organizacyjnej sprawuje komendant jednostki, który obowiązany jest do zachowania szczególnej staranności w gospodarowaniu przekazanym  mu majątkiem, a w szczególności do:

  • używania majątku wyłącznie zgodnie z potrzebami jednostki organizacyjnej Związku oraz zgodnie z właściwościami i gospodarczym przeznaczeniem tego majątku,
  • dbałość o zachowanie właściwego stanu technicznego przekazanych środków rzeczowych,
  • prawidłowego zabezpieczenia posiadanego majątku,
  • zwrotu majątku na wezwanie władz Związku.

W celu ewidencjonowania posiadanych przez siebie środków rzeczowych każda jednostka organizacyjna prowadzi starannie i systematycznie dokumentację inwentarzową.

Na dokumentację inwentarzową składają się:

  • książka inwentarzowa – należy ją zarejestrować w Biurze Okręgu, gdzie nadawany jest kolejny numer z ewidencji ogólnej. Służy do ewidencjonowania środków trwałych oraz wyposażenia należących do poszczególnych jednostek.
    Środki trwałe – środki majątkowe o wartości powyżej 3 500,00 zł
    Wyposażenie – składniki majątkowe o wartości nieprzekraczającej 3 500,00 zł i okresie użytkowania powyżej jednego roku takie, jak:składniki majątkowe o wartości nieprzekraczającej 3 500,00 zł i okresie użytkowania powyżej jednego roku takie, jak:
    • wszystkie rodzaje namiotów,
    • sprzęt noclegowy (m.in. kanadyjki, materace),
    • wyposażenie harcówek (np. meble, sprzęt audio-video),
    • wyposażenie biurowe (np. komputery, drukarki, maszyny do pisania),

    są uznawane za wyposażenie.
    Jako wyposażenie są uznawane również pozostałe składniki majątkowe, nie wymienione powyżej, o wartości początkowej większej lub równej 300,00 zł i okresie użytkowania powyżej jednego roku.

  • teczka dowodów inwentarzowych, zawierająca:
    • całość dokumentacji stanowiącej podstawę dokonania wpisu w książce inwentarzowej (kopie faktur potwierdzające zakup środków rzeczowych bądź protokół sporządzony przez Komisję Inwentaryzacyjną w przypadku stwierdzenia niedoboru / nadwyżki sprzętu w trakcie przeprowadzania spisu z natury) (wzór w załączniku);
    • protokoły likwidacji sprzętu;
    • zobowiązania do odpowiedzialności materialnej,
    • protokoły zdawczo-odbiorcze;
    • protokoły oddania w użytkowanie albo umowy cywilnoprawne dotyczące sprzętu.

Kasacja / kradzież / zagubienie środków rzeczowych

Środki rzeczowe, które wskutek długotrwałego użytkowania albo z innych uzasadnionych przyczyn uległy zużyciu podlegają likwidacji na wniosek jednostki organizacyjnej posiadającej te środki.

Likwidację przeprowadza co najmniej trzyosobowa komisja powołana przez przełożonego jednostki organizacyjnej, posiadającej likwidowany środek rzeczowy, przy czym w składzie komisji powinien znajdować się przedstawiciel jednostki nadrzędnej oraz przedstawiciel jednostki organizacyjnej posiadającej likwidowany środek rzeczowy.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie likwidacji środka rzeczowego komisja stwierdza czy nie nadaje się on do naprawy albo przerobienia, a w takim przypadku podejmuje – w porozumieniu z komendantem jednostki będącej posiadaczem tego środka – decyzję o naprawie albo przerobieniu.

Z przeprowadzonych działań likwidacyjnych komisja sporządza Protokół likwidacji (wzór w załączniku), w którym orzeka w szczególności o sposobie dokonania fizycznej likwidacji środka, i który stanowi podstawę do wykreślenia środka z książki inwentarzowej.

Komisja nadzoruje ponadto wykonanie fizycznej likwidacji środka.

W przypadku:

  • zagubienia środka rzeczowego komendant jednostki organizacyjnej, która utraciła środek rzeczowy albo jego przełożony przeprowadzają postępowanie wyjaśniające i w razie możliwości wyciągają konsekwencje w stosunku do osób winnych zagubienia,
  • kradzieży środka rzeczowego należy niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie właściwy komisariat policji oraz właściwy zarząd okręgu lub inną osobę wyznaczoną przez ten zarząd.

Ponadto w przypadku kradzieży albo zagubienia środków rzeczowych komendant jednostki organizacyjnej, która posiadała utracone środki rzeczowe sporządza protokół kradzieży albo zagubienia (wzór w załączniku), stanowiący podstawę do wykreślenia środka z książki inwentarzowej.

Nadawanie numerów inwentarzowych

Środki rzeczowe powinny zostać oznaczone w sposób trwały zgodnie z symbolami, które zostały im nadane z chwilą ich wpisania do książki inwentarzowej. Jednostki, które prowadzą już dokumentację inwentarzową kontynuują wprowadzony przez siebie sposób oznaczania środków rzeczowych. Jednostki, które rozpoczynają prowadzenie dokumentacji stosują następujące symbole:

  • cztery pierwsze cyfry to rok produkcji;
  • symbol określający rodzaj sprzętu (spis podany poniżej);
  • LOD – skrót Okręgu Łódzkiego
  • trzycyfrowy numer drużyny – kod z 1%;
  • liczba porządkowa z książki inwentarzowej

np.: 2008/N/LOD/032/12 – namiot zakupiony w 2008 roku przez 7 ŁDW-ek, zapisany pod numerem 12 w Książce inwentarzowej.

Symbole środków rzeczowych:

 

A

Obiekty (środki trwałe)

N

Sprzęt sanitarny

B

Stałe wyposażenie obiektów

O

Sprzęt warsztatowy

C

Sztandary

P

Sprzęt pływający

D

Sprzęt biurowy

R

Sprzęt sportowy

E

Sprzęt komputerowy

S

Namioty

F

Sprzęt RTV

T

Sprzęt pionierski

G

Sprzęt AGD

U

Sprzęt biwakowy (odzież)

H

Sprzęt kuchenny

W

Sprzęt noclegowy

K

Sprzęt łączności

X

Sprzęt komunikacyjny

L

Sprzęt gaśniczy

Z

Sprzęt inny

M

Sprzęt kąpieliskowy

 

 

 

 

Książka inwentarzowa – opis

  • Lp. – numer kolejnego wpisu dotyczącego zaewidencjonowania w książce inwentarzowej konkretnego przychodu lub rozchodu, wpisy numerujemy w porządku ciągłym (wraz z rozpoczęciem kolejnego roku nadajemy kolejny numer)
  • Data przychodu lub rozchodu – data zakupu / otrzymania / likwidacji itp. środka rzeczowego.
  • Symbol inwentarzowy – symbol nadawany poszczególnym środkom rzeczowym zgodnie z systemem obowiązującym w danej jednostce.
  • Nazwa (opis) – nazwa produktu oraz jego opis (np. namiot oraz uszczegółowienie: rodzaj namiotu, producent – Fjord Nansen)
  • Źródło – określenie źródła środka rzeczowego do wyboru spośród:
    • spis z Natury
    • akcja Letnia
    • akcja Zimowa
    • impreza Śródroczna
    • darowizna
    • kasacja
    • kradzież
    • przekazanie
  • Ilość przychód / rozchód – podanie ilości środków rzeczowych dotyczących danego wpisu.
  • Cena jednostkowa – cena za 1 sztukę środka rzeczowego.
  • Wartość – iloczyn ilości przychodu / rozchodu oraz ceny jednostkowej.
  • Uwagi – wszelkie informacje mające znaczenie z punktu widzenia gospodarki inwentarzowej.