Instrukcja rozliczania się jednostek Okręgu Łódzkiego u Skarbnika Okręgu z prowadzenia dokumentacji finansowej
Każda jednostka działająca w Okręgu Łódzkim ZHR zobowiązana jest do przedstawienia swojej dokumentacji finansowej za mijający okres u Skarbnika Okręgu lub osoby przez niego wyznaczonej w terminie do 5 stycznia danego roku.
Najpóźniej 6 stycznia Skarbnik zobowiązany jest do przesłania w formie pisemnej listy jednostek, które nie wywiązały się z wymogu przedstawienia dokumentacji finansowej do Komendantów Chorągwi wraz z prośbą o upomnienie komendantów tych jednostek i podjęcie działań mających na celu poprawę sytuacji. Jednocześnie jednostki te tracą wszelkie ulgi, zwolnienia lub inne przywileje dotyczące wysokości płaconych składek na okres 5 miesięcy lub do następnego rozliczenia (krótszy z obu wymienionych terminów).
Jednostki, które nie wywiązały się z obowiązku złożenia dokumentacji do 5 stycznia przedstawiają tę dokumentację Skarbnikowi lub wyznaczonej przez niego osobie najpóźniej 12 stycznia danego roku.
Najpóźniej 13 stycznia Skarbnik bądź wyznaczona przez niego osoba ma obowiązek przekazania do Komendantów Chorągwi listy jednostek, które nie przedstawiły dokumentacji finansowej do tej pory. Komendanci Chorągwi mają obowiązek udzielenia nagany imiennej komendantom tych jednostek. Jednocześnie Skarbnik odbiera możliwość bycia w jakikolwiek sposób beneficjentem wszelkich dotacji tymże jednostkom.
Skarbnik odbiera możliwość prowadzenia dokumentacji finansowej jednostce, która nie dostarczyła tejże dokumentacji do dnia 19 stycznia. Skarbnik wysyła również najpóźniej 20 stycznia listę jednostek, które nie przedstawiły dokumentacji Komendantom Chorągwi oraz Komisji Rewizyjnej z prośbą o zbadanie sytuacji. Przełożony komendanta jednostki, która nie rozliczyła się do 19 stycznia może podjąć decyzję o przejęciu całości lub części środków finansowych jednostki, a o podjętej decyzji musi poinformować Skarbnika oraz swojego przełożonego.
Skarbnik, bądź wyznaczona przez niego osoba, w każdym z powyższych terminów, ma 2 tygodnie od momentu otrzymania dokumentacji od jednostki na jej skontrolowanie. Następnie przedstawia komendantowi danej jednostki zatwierdzenie rozliczenia bądź nanosi uwagi o koniecznych poprawkach i przekazuje je komendantowi jednostki. Jednostka ma wtedy obowiązek dokonania poprawek w ciągu tygodnia od momentu otrzymania informacji. Po tym terminie, o ile jest to pierwsze przekroczenie obowiązujących terminów jednostkę obowiązują sankcje, o których mowa w pkt. 2. Przy następnych opóźnieniach (kolejne tygodnie nie przynoszenia dokumentacji) następują takie same sankcje, jak te, o których mowa w pkt. 4 i 5.
Najpóźniej 31 stycznia Skarbnik ma obowiązek umieszczenia w siedzibie Okręgu Łódzkiego, w widocznym miejscu informacji o jednostkach, które bezbłędnie rozliczyły się z prowadzonej dokumentacji w pierwszym terminie (do dnia 5 stycznia).