Procedura obsługi dotacji

Instrukcja w sprawie otrzymywania i rozliczania środków na realizację zadania związanego z dotacją w Okręgu Łódzkim ZHR

1. Każdy instruktor, któremu zostały przyznane środki na realizację zadania związanego z dotacją jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszą instrukcją.
2. Do każdej dotacji realizowanej przez Okręg Łódzki ZHR Zarząd Okręgu jest zobowiązany wydelegować koordynatora. Ma on prawo do zmiany wymagań w kwestii rozliczania otrzymanej dotacji.
3. Jednostka, w której będzie zaksięgowana dotacja, wykłada z własnych środków kwotę przeznaczoną z dotacji, która jest jej zwracana po prawidłowym rozliczeniu dotacji w Biurze Okręgu.
4. W przypadku braku wystarczających środków przez jednostkę istnieje możliwość wyłożenia przez Okręg Łódzki całości lub części kwoty uzyskanej z dotacji. Należy się wtedy zgłosić do koordynatora danej dotacji, a ten zgłasza tą informację do Biura Okręgu.
5. Wypłacanie środków na dotację oraz rozliczanie dotacji odbywa się wyłącznie przez Biuro Okręgu Łódzkiego (koordynator nie przyjmuje rozliczeń dotacji, ani nie wypłaca żadnych przyznanych środków).
6. Instruktor odpowiedzialny za realizację zadania w ramach danej dotacji jest zobowiązany do rozliczenia dotacji w Biurze Okręgu w ciągu 14 dni od daty zakończenia zadania. Na prawidłowe rozliczenie składają się:
   1. Sprawozdanie merytoryczne:
      1. Nazwa dotacji, z której zostały wykorzystane pieniądze;
      2. Termin i miejsce realizacji zadania;
      3. Ilość uczestników i ich wiek;
      4. Rozliczenie merytoryczne zawierające opis realizacji zadania i osiągniętych celów (napisane i przesłane komputerowo, ok. ½ strony) oraz kilka zdjęć (ok. 5);
      5. Ewentualne inne dokumenty, czy przykłady efektów realizacji zadania (np. zielnik.
   2. Faktury:
      1. Oryginały faktur wykorzystanych podczas realizacji zadania (zarówno te opłacone ze środków własnych, jak i z dotacji). Faktury te nie są opisane, ani podstemplowane żadnymi pieczątkami;
      2. Do każdej faktury jest dołączona karteczka (najlepiej samoprzylepna, ew.na spinacz biurowy) z opisem na co zostały wykorzystane produkty wyszczególnione na fakturze.
   3. Książka finansowa jednostki z zaksięgowaną dotacją:
      1. Książka finansowa jednostki z zaksięgowaną dotacją – ksero faktur wykorzystanych w dotacji (oryginały oddajemy wraz z rozliczeniem);
      2. Zaksięgowany wpływ w postaci dotacji (kwit KW lub wydruk przelewu).
7. W przypadku braku przedstawienie odpowiedniego rozliczenia środki na dotację mogą zostać cofnięte.
8. Instruktorzy korzystający z dotacji podlegają koordynatorowi danej dotacji, przestrzegają wyznaczanych przez nich terminów i informują ich o ewentualnych problemach w trybie natychmiastowym.